ഇ-ഓഫീസ്

കേരളത്തിലെ സർക്കാർ ഓഫീസുകളിലെ നടപടി ക്രമങ്ങളായ തപാൽ രൂപീകരണം, ഫയൽ രൂപീകരണം, ഫയൽ തുടർ നടപടികൾ, ഉത്തരവുകൾ പുറപ്പെടുവിക്കൽ തുടങ്ങിയവ സമയബന്ധിതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് വേണ്ടിയുള്ള ഒരു ആപ്ലിക്കേഷൻ ആണ് ഇ-ഓഫീസ്. ജനങ്ങൾക്ക്‌ ഫയലുകളുടെ സ്ഥിതിവിവരങ്ങൾ അറിയുവാനും, പ്രസിദ്ധികരിച്ചിട്ടുള്ള സർക്കാർ ഉത്തരുവുകൾ തിരയാനും കാണുവാനും വിവിധ സർക്കാർ വകുപ്പുകളിലേക്ക്‌ ഓൺലൈൻ അപേക്ഷ സമർപ്പിക്കുവാനുമുള്ള സൗകര്യവും ഈ ആപ്ലിക്കേഷനിൽ ഉണ്ട്.

സർക്കാർ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കായുള്ള ഇ-ഓഫീസിന്റെ ലോഗിൻ പേജ് (സ്ക്രീൻ ഷോട്ട്)

ചരിത്രം

കമ്പ്യൂട്ടർ അധിഷ്ഠിത വിവരസാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ വളർച്ചയോടെ 1980 കളിൽ ആണ് ഓഫീസ് ജോലികൾക്കായി ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം രംഗപ്രേവേശം ചെയ്തത്. പേപ്പർ ഉപഗോഗിച്ചുള്ള കത്തിടപാടുകൾ ഇല്ലാതാക്കുക, മിക്ക അല്ലെങ്കിൽ എല്ലാ ഓഫീസ് ആശയവിനിമയങ്ങളും ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിലേക്ക് മാറ്റുക എന്നിവയാണ് ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിന്റെ പൊതു ലക്ഷ്യം. പരമ്പരാഗത കൈയെഴുത്തു രീതിക്കു പകരം, ഒരു ഇലക്ട്രോണിക് ഫയൽ സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച് ഉൽ‌പാദനക്ഷമത, ഗുണമേന്മ, വിഭവശേഷി, സുതാര്യത എന്നീ ലക്ഷ്യങ്ങൾ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള സർക്കാർ ഓഫീസുകളുടെ പ്രവർത്തനമാണ് ഇ-ഓഫീസ് എന്നതുകൊണ്ട് അർത്ഥമാക്കുന്നത്.

പ്രയോജനങ്ങൾ

സൈദ്ധാന്തികമായി ചെലവ് കുറയ്ക്കുകയും കടലാസ് ഉപഭോഗം ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നതോടൊപ്പം ഇ-ഓഫീസ് അവതരിപ്പിക്കുന്നതുവഴി സ്ഥാപനങ്ങളുടെ കൃത്യതയും കാര്യക്ഷമതയും മെച്ചപ്പെടുത്തി അതുവഴി ആ സ്ഥാപനത്തിന്റെ സേവന നിലവാരം മെച്ചപ്പെടുത്താനാകും.

കേരളത്തിലെ സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ

സേവനങ്ങൾ സുതാര്യവും സമയബന്ധിതവുമാക്കുക എന്ന ലക്ഷ്യം വച്ച് സെക്രട്ടേറിയറ്റിലടക്കം സംസ്ഥാനത്തെ നിരവധി സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ആധുനിക സാങ്കേതികവിദ്യയുടെ ശരിയായ വിനിയോഗത്തിലൂടെ ഫയലുകളിൽ തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിലെ കാലതാമസം ഒഴിവാക്കുക എന്നതാണ് കേരളത്തിൽ ഇ-ഓഫീസ് ലക്ഷ്യം വയ്ക്കുന്നത്. സെക്രട്ടേറിയറ്റിലും, 14 ജില്ലാ കളക്‌ട്രേറ്റുകളിലും, സംസ്ഥാനത്തെ നിരവധി ഓഫീസുകളിലും 2014 മാർച്ച് 5 ന് ആണ് ആദ്യമായി ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം നടപ്പാക്കിയത്. കേന്ദ്ര സർക്കാരിന് കീഴിലുള്ള നാഷണൽ ഇൻഫർമാറ്റിക്സ് സെന്റർ വികസിപ്പിച്ച സോഫ്ട്‌വെയർ ഉപയോഗിച്ചാണ് ഇതിന്റെ പ്രവർത്തനം.

പുരോഗതി

കേരളത്തിലെ സർക്കാർ ഓഫീസുകളിൽ 2019 മെയ് വരെയുള്ള കണക്കുകൾ പ്രകാരം ഇതുവരെ ഇരുപത് ലക്ഷത്തോളം ഫയലുകളും അറുപത് ലക്ഷത്തോളം തപാലുകളും ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം ഉപയോഗിച്ച് സൃഷ്ട്ടിച്ചുകഴിഞ്ഞു. ഓഫീസുകളിലെ ഫയൽ കൂമ്പാരങ്ങൾ ഇ-ഓഫീസ് സംവിധാനം വന്നതോടെ ഇല്ലാതായി. സുതാര്യമായ ഡിജിറ്റൽ സംവിധാനമായതിനാൽ ഒരു ഫയൽ ഏത് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയടുത്ത് എത്ര നാൾ ഇരുന്നുവെന്നും നിലവിൽ ആ ഫയൽ ഏത് ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെയടുത്താണുള്ളതെന്നും (പൊതുജനത്തിനുൾപ്പെടെ)മനസ്സിലാക്കാൻ സാധിക്കും.

എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം

http://eoffice.kerala.gov.in/ എന്നതാണ് വെബ്‌സൈറ്റ് വിലാസം. ഇതിൽ പ്രധാനമായും മൂന്ന് മെനുവാണ് ഉള്ളത്. സെക്രട്ടേറിയറ്റ്, കളക്ടറേറ്റ്, കമ്മിഷണറേറ്റുകൾ എന്നിവയാണവ. എവിടത്തെ വിവരമാണോ അറിയേണ്ടത് ആ മെനു തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ജില്ലാ കളക്ടറേറ്റിലെ വിവരം അറിയേണ്ടവർ ആദ്യം ജില്ല തിരഞ്ഞെടുക്കുക. തുടർന്ന് എത്തുന്ന പേജിൽ ഫയൽ സേർച്ച് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഫയലിന്റെ റഫറൻസ് നമ്പർ കൊടുത്താൽ നേരിട്ട് അറിയാം. ഫയൽ നമ്പർ അറിയാത്തവർക്ക് തീയതിയോ വിഷയമോ അത്തരത്തിലുള്ള സൂചനകളിലൂടെ വിശദമായ തിരച്ചിൽ നടത്തി ഫയൽ നമ്പർ കണ്ടെത്താനാകും.

ഔദ്യോഗിക വെബ്സൈറ്റ്

• Portal - Government of Kerala [1]

ഇതും കാണുക

• ഇ-അനുമതി