ബുക്ക് കീപ്പിങ് (അക്കൗണ്ടിങ്)

ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക ക്രയവിക്രയങ്ങൾ ക്രമബദ്ധമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനെ കണക്കെഴുത്ത് (ബുക്ക്കീപ്പിങ്ങ്) എന്നു പറയുന്നു. കണക്കെഴുത്ത് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന്റെ ആദ്യഭാഗവും ഒരു പ്രധാന പ്രക്രിയയുമാണ്. കണക്കെഴുത്തുകാർ ക്രയവിക്രയങ്ങളെ നാൾവഴിപ്പുസ്തകത്തിൽ (ഡേബുക്ക്/ ജേർണൽ) രേഖപ്പെടുത്തുകയും ശേഷം തരം തിരിച്ച് പേരേടുകളിൽ (ലെഡ്ജർ) കൊള്ളിക്കുകയും അവയിൽ നിന്നും കാലാകാലം നീക്കിയിരിപ്പ് പട്ടിക (ട്രയൽ ബാലൻസ്) തയ്യാറാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

സമ്പ്രദായങ്ങൾ

കണക്കെഴുത്തിനെ പൊതുവേ ഒറ്റപ്പെരുക്കം (സിംഗിൾ എന്റ്രി) എന്നും ഇരട്ടപ്പെരുക്കം (ഡബിൾ എൻട്രി) എന്നും തരം തിരിച്ചിരിക്കുന്നു.

• ഒറ്റപ്പെരുക്കം

ഇരട്ടപ്പെരുക്ക രീതിയല്ലാത്ത സമ്പ്രദായങ്ങളെ മൊത്തത്തിൽ ഒറ്റപ്പെരുക്കം എന്ന പേരു വിളിക്കുന്നു. ഒരു ക്രയമോ വിക്രയമോ ഒരു രേഖ മാത്രമായി രേഖപ്പെടുത്തുന്ന സമ്പ്രദായമാണിത്. ചിട്ടയായി രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കാനോ അവയിൽ നിന്ന് കൃത്യമായ ആസ്തിബാധ്യയും ലാഭനഷ്ടങ്ങളും നിർണ്ണയിക്കാനും ഒറ്റപ്പെരുക്കം ഫലപ്രദമല്ലാത്തതിനാൽ വൈയക്തികമായ കണക്കുകൾ സൂക്ഷിക്കാനല്ലാതെ ഒറ്റപ്പെരുക്കം പിൻതുടരുന്നത് അപൂർവമാണ്

• ഇരട്ടപ്പെരുക്കം

ഇരട്ടപ്പെരുക്ക സമ്പ്രദായം അനുസരിച്ച് ഓരോ ക്രയത്തിനും വിക്രയത്തിനും തുല്യമായ ഇരു വശങ്ങളുണ്ട്. ഇവയെ പറ്റ് (ഡെബിറ്റ്) എന്നും വരവ് (ക്രെഡിറ്റ്) എന്നും പേർ വിളിക്കുന്നു. അഞ്ഞൂറോളം വർഷങ്ങളായി ലോകത്ത് പ്രചാരമുള്ള കണക്കെഴുത്തുരീതിയാണിത്. അടിസ്ഥാന അക്കൗണ്ടിങ്ങ് സമവാക്യമനുസരിച്ച് ഏതു സമയത്തും ഏതൊരു സ്ഥാപനത്തിന്റെയും ആസ്തി എന്നാൽ ബാദ്ധ്യതയും മൂലധനവും കൂട്ടിയതിനു തുല്യമായിരിക്കും. ഈ തത്ത്വത്തിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് ഓരോ ക്രയത്തിനും വിക്രയത്തിനും ഇരുവശങ്ങളുണ്ട് എന്ന തത്ത്വം രൂപപ്പെട്ടത്.

വർഗ്ഗീകരണം

അമേരിക്കൻ സമ്പ്രദായം അനുസരിച്ച് കണക്കുകളെ (അക്കൗണ്ട്സ്)ആസ്തികൾ (അസെറ്റ്സ്), ബാദ്ധ്യതകൾ (ലയബിലിറ്റീസ്), വരുമാനങ്ങൾ ( ഇൻ‌കം), ചെലവുകൾ (എക്സ്പെൻസ്), മൂലധനം (ക്യാപിറ്റൽ) എന്നിങ്ങനെ അഞ്ചായി തരം തിരിച്ചിരിക്കുന്നു. യൂറോപ്യൻ രീതിയനുസരിച്ച് കണക്കുകളെ വൈയക്തികം (പേർസണൽ) ആസ്തിബാദ്ധ്യത (റീയൽ) ലാഭനഷ്ടങ്ങൾ എന്നിങ്ങനെ മൂന്നായാണ്‌ തരം തിരിക്കുക. ഇവ കേവലം വർഗ്ഗനാമങ്ങളിലെ വ്യത്യാസമാണെന്നതിനാൽ ഏത് രീതിയിൽ ആയാലും ക്രയവിക്രയങ്ങളുടെ പറ്റുവരവ് നിയമങ്ങൾ ഒരേപോലെ തന്നെ ആയിരിക്കും.

• പറ്റ് വരവ് നിർണ്ണയിക്കുന്ന പട്ടിക

അമേരിക്കൻ രീതി	പറ്റ്	വരവ്
ആസ്തി	വർദ്ധന	ക്ഷയം
ബാദ്ധ്യത	ക്ഷയം	വർദ്ധന
വരവ്	ക്ഷയം	വർദ്ധന
ചെലവ്	വർദ്ധന	ക്ഷയം
മൂലധനം	ക്ഷയം	വർദ്ധന

യൂറോപ്യൻ രീതി	പറ്റ്	വരവ്
വൈയക്തികം	പണം വാങ്ങുന്നയാൾ	പണം തരുന്നയാൾ
ആസ്തിബാദ്ധ്യത	ആസ്തിവർദ്ധനയും ബാദ്ധ്യതക്കുറവും	ബാദ്ധ്യതാവർദ്ധനയും ആസ്തിക്കുറവും
വരവ് ചെലവ്	ചെലവുകളും നഷ്ടങ്ങളും	വരവുകളും ലാഭവും

സാധാരണ കണക്കുപുസ്തകങ്ങളും രേഖകളും

നാൾവഴിപ്പുസ്തകം (ജേർണൽ/ ഡേബുക്ക്)- ഓരോ ക്രയവിക്രയവും നടക്കുന്ന ദിനമനുസരിച്ച് പറ്റുവരവ് വയ്ക്കുന്ന പുസ്തകമാണ് നാൾവഴി. ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ ക്രയവിക്രയങ്ങൾ നിരവധി കണക്കെഴുത്തുകാർ ചേർന്ന് എഴുതുന്നവയാണെങ്കിൽ നാൾവഴിയെ സെയിൽസ് ജേർണൽ, പർച്ചേസ് ജേർണൽ, ക്യാഷ് ബുക്ക്, ജേർണൽ പ്രോപ്പർ എന്നിങ്ങനെ പലതായി പരിപാലിക്കുന്നത് സാധാരണയാണ്. നാൾവഴിപ്പുസ്തകങ്ങളെ ആദ്യകണക്കെഴുത്തു പുസ്തകം എന്നും പറയാറുണ്ട്. .

പേരേട് (ലെഡ്ജർ)-ഒരോ കണക്കിനും (അക്കൗണ്ട്) പ്രത്യേക താളുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്ന പുസ്തകമാണ് പേരേട്. നാൾ വഴി പുസ്തകത്തിൽ നിന്ന് ഓരോ കണക്കും അതത് ഏടുകളിലേക്ക് എടുത്തെഴുതുക (പോസ്റ്റിങ്ങ്) വഴി പേരേട് പരിപാലിക്കപ്പെടുന്നു..

നീക്കിയിരിപ്പ് പട്ടിക (ട്രയൽ ബാലൻസ്) - കാലാകാലം പേരേടിലെ ഓരോ കണക്കിന്റെയും നീക്കിയിരിപ്പ് (ബാലൻസ്) കണക്കുകൂട്ടി പട്ടികയാക്കുന്നതാണ് നീക്കിയിരിപ്പ് പട്ടിക. നീക്കിയിരിപ്പ് പട്ടിക കണക്കെഴുത്തിന്റെ അവസാന പ്രക്രിയയാണ്. ഈ പട്ടികയിൽ നിന്നും അക്കൗണ്ടന്റുകൾ സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക പത്രങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നു. നീക്കിയിരിപ്പ് പട്ടിക പറ്റും വരവും എന്ന് ഇരട്ട കോളങ്ങളായാണ് തയ്യാർ ചെയ്യുക. നാൾവഴിയിലോ പേരേടിലോ എഴുത്തുപിഴകൾ ഇല്ലെങ്കിൽ നീക്കിയിരിപ്പ് പട്ടികയുടെ പറ്റുവരവ് കോളങ്ങളുടെ ആകെത്തുക തുല്യമായിരിക്കും.

യന്ത്രവത്കരണം

കണക്കെഴുത്തിന്റെ വിവിധ മേഖലകളെ യന്ത്രവത്കരിക്കാനുള്ള പരിശ്രമങ്ങൾ കഴിഞ്ഞ നൂറ്റാണ്ടിൽ തന്നെ വ്യാപകമായിരുന്നു. ആധുനിക ലോകത്ത് നല്ലൊരു ശതമാനം സ്ഥാപനങ്ങളും പൂർണ്ണമായോ ഭാഗികമായോ കണക്കെഴുത്ത് കമ്പ്യൂട്ടറിലൂടെ ചെയ്യുന്നു. കണക്കെഴുത്തു സോഫ്റ്റ്‌വെയർ,സമ്പൂർണ്ണ വിഭവ പദ്ധതി സിസ്റ്റങ്ങൾ ERP, സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റുകൾ, യന്ത്രവത്കരിച്ച ക്രയവിക്രയാലേഖന ഉപകരണങ്ങൾ എന്നിവയുടെ ഉപയോഗം കണക്കെഴുത്തിനെ കൂടുതൽ വേഗമുള്ളതും കാര്യക്ഷമതയുള്ളതും ആക്കുകയും വളരെ കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ സംഭരിക്കാനും സംസ്കരിക്കാനും വിതരണം ചെയ്യാനും പ്രാപ്തമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

സാങ്കേതിക പദ സൂചിക

മലയാളം	ആംഗലേയം	സംക്ഷിപ്ത രൂപം
മുന്നാണ്ട് പടി	brought forward	b/f
തന്നാണ്ട് പടി	carried forward	c/f
കണക്ക്	account	a/c
പറ്റ്	debit	Dr.
വരവ്	credit	Cr.
നാൾവഴിപ്പുറം	journal folio	j/f
തണ്ടപ്പേർ പുറം	ledger folio	l/f
നീക്കിയിരിപ്പ്	balance	bal.
നീക്കിയിരിപ്പ് പട്ടിക	Trial Balance	TB